Registro de jornada: qué exige la ley y cómo cumplirlo sin papeleo

Desde mayo de 2019 todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena deben registrar cada día la hora de entrada y de salida de su plantilla (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). No importa el tamaño: una cafetería con dos camareros tiene la misma obligación que una fábrica.

Qué debe incluir el registro

• Hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, cada día.
• Debe ser fiable e imposible de manipular sin dejar rastro: si alguien corrige una hora, tiene que quedar constancia de quién, cuándo y por qué.
• Las pausas no son obligatorias por ley en el registro, pero apuntarlas evita discusiones sobre horas extra.

La ley no impone un sistema concreto: vale el papel, una hoja de cálculo o una aplicación. Lo que importa es que el registro sea objetivo y esté disponible.

Cuánto tiempo y para quién

• Hay que conservarlo cuatro años.
• Debe estar a disposición de las propias personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• No llevarlo es una infracción grave, con multas que pueden llegar a varios miles de euros.

Conviene revisar periódicamente la normativa: el Gobierno ha planteado reforzar el registro para que sea digital y accesible a distancia por la Inspección. Un sistema digital ya cumple con holgura.

Los problemas del papel

1. Firmas a final de mes de horas que nadie recuerda: no es un registro diario.
2. Correcciones con típex: imposible saber qué se cambió.
3. Hojas perdidas justo cuando llega una inspección o una reclamación.
4. Calcular horas a mano cada mes para nóminas y horas extra.

Cómo hacerlo fácil

• Una tablet en la entrada donde cada persona ficha con su número de empleado y un PIN. Sin que nadie tenga que instalar nada en su móvil personal.
• La hora la pone el servidor, no el dispositivo, para que nadie pueda adelantar el reloj.
• Correcciones solo por un responsable, con el motivo y la hora original guardados.
• Informe mensual por persona listo para imprimir y firmar, y exportación para la gestoría.

Nuestra propuesta

Control Horario de Nexora.Base hace todo lo anterior: fichaje desde el móvil o desde una tablet compartida con número de empleado y PIN, pausas, informes mensuales con tu logotipo, avisos de días sin salida o de más de 9 horas y un historial de correcciones. Cada empresa tiene su propia base de datos alojada en Europa.